Ihre Abrechnungen kommen zu spät?
Verspätete Jahres- oder Nebenkostenabrechnungen erzeugen Ärger mit Mietern und Miteigentümern – und rechtliche Risiken. Wir strukturieren den Abrechnungszyklus so, dass Fristen sicher eingehalten werden.
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Abrechnungen mit klarem Fahrplan.
Wir starten mit dem Abrechnungszyklus so früh, dass Fristen komfortabel eingehalten werden.
Jede Position wird auf Umlagefähigkeit und Plausibilität geprüft – Fehler fallen früh auf.
Verständliche Abrechnungen mit Erläuterung – nicht nur eine Zahlenwüste.
Für Beirat und Eigentümer bereitgestellt – nachvollziehbar und rechtssicher.
Warum Abrechnungen so oft zu spät kommen
Eine Jahres- oder Nebenkostenabrechnung ist kein Vorgang, den man im Dezember beginnt. Sie ist das Ergebnis von zwölf Monaten sauberer Buchhaltung: jede Rechnung kontiert, jeder Zahlungsein- und -ausgang zugeordnet, jeder Vertrag mit dem richtigen Verteilerschlüssel hinterlegt. Wo das unterjährig nicht passiert, entsteht am Jahresende ein Berg aus Belegen, der sich nicht mehr in wenigen Wochen abtragen lässt – und genau dann reißen die Fristen.
Der zweite häufige Grund ist die Abhängigkeit von Dritten. Heizkostenabrechner, Versorger und Versicherer liefern ihre Jahreswerte zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Wer diese Zulieferungen nicht aktiv terminiert und nachhält, wartet passiv – und verliert Monate. Wir starten den Abrechnungszyklus deshalb bereits im laufenden Wirtschaftsjahr und mahnen ausstehende Unterlagen mit festen Vorlaufterminen an.
Der dritte Grund ist ein Verwalterwechsel mitten in der Periode. Fehlen Kontoauszüge, Belege oder die Anfangsbestände des Vorverwalters, ist eine prüfbare Abrechnung schlicht nicht erstellbar. Wir dokumentieren solche Lücken von Beginn an schriftlich, fordern strukturiert nach und informieren die Gemeinschaft über den Stand – statt die Verzögerung unkommentiert stehen zu lassen.
Welche Fristen wirklich gelten
Im Mietverhältnis ist die Rechtslage eindeutig: Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Versäumt der Vermieter diese Frist und hat er die Verspätung zu vertreten, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben des Mieters bleibt hingegen bestehen – die Frist wirkt also nur zulasten des Vermieters.
In der Wohnungseigentümergemeinschaft gilt keine feste Kalenderfrist, wohl aber die Pflicht zur Erstellung in angemessener Zeit. In der Praxis hat sich ein Zeitraum von etwa sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres etabliert. Beschlossen wird nicht die Abrechnung selbst, sondern seit der WEG-Reform 2020 nur noch die Einforderung von Nachschüssen beziehungsweise die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG).
Für Eigentümer ist das wichtig: Wer eine Abrechnung anfechten möchte, muss die Beschlussanfechtung innerhalb eines Monats nach der Versammlung einreichen (§ 45 WEG). Diese Frist ist eine Ausschlussfrist – sie lässt sich nicht verlängern. Deshalb versenden wir Abrechnung und Erläuterung mit ausreichendem Vorlauf vor der Versammlung, damit Beirat und Eigentümer echte Prüfzeit haben.
So arbeiten wir konkret
Wir kontieren laufend statt einmal jährlich. Jede Eingangsrechnung wird bei Zahlung digital erfasst, dem Objekt und der Kostenart zugeordnet und mit dem Umlageschlüssel verknüpft. Am Jahresende steht damit bereits eine belastbare Datenbasis – die Abrechnung ist dann eine Auswertung, keine Rekonstruktion.
Vor Versand durchläuft jede Abrechnung eine Plausibilitätsprüfung: Abweichungen zum Vorjahr über zehn Prozent werden einzeln begründet, nicht umlagefähige Positionen wie Verwaltervergütung, Instandsetzungen oder Kontoführungsgebühren im Mietbereich sauber herausgerechnet, die Gesamtsumme gegen die Kontobewegungen abgeglichen.
Jede Abrechnung geht mit einem verständlichen Begleitschreiben heraus: Was hat sich verändert, warum, und was bedeutet das für Ihre Zahlung. Alle Belege liegen parallel digital bereit – Beirat und Eigentümer können jede Position ohne Terminvereinbarung nachvollziehen.
Häufige Fragen
Schluss mit verspäteten Abrechnungen.
Wir übernehmen den Zyklus – prüfbar, pünktlich, transparent.