Die Rechnungsprüfung ist die wichtigste Aufgabe des Verwaltungsbeirats – und sie ist mit System in wenigen Stunden erledigt.
Schritt für Schritt
- Kontenabgleich: Anfangs- und Endbestände mit den Kontoauszügen abgleichen
- Vollständigkeit: Zu jeder Ausgabe muss ein Beleg vorliegen
- Zuordnung: Instandsetzung aus der Rücklage, laufende Kosten aus dem Bewirtschaftungskonto
- Verteilung: Schlüssel mit Teilungserklärung und Beschlüssen abgleichen
- Heizkosten: verbrauchsabhängige Abrechnung nach Heizkostenverordnung prüfen
- Rücklage: Zuführung, Entnahmen und Endstand nachvollziehen
- Plausibilität: Vorjahresvergleich, Ausreißer hinterfragen
Woran Abrechnungen regelmäßig scheitern
- Die Summe der Einzelabrechnungen weicht von der Gesamtabrechnung ab
- Rücklagenzuführung ist als Kostenposition statt als Vermögensumschichtung dargestellt
- Es fehlt eine getrennte Darstellung der Kontenentwicklung
- Nicht abgerechnete Vorjahresforderungen tauchen unerklärt auf
Beschlossen wird nur die Abrechnungsspitze
Die Versammlung beschließt nicht die Abrechnung als Ganzes, sondern die Nachzahlungen und Guthaben. Das ist mehr als eine Formalie: Ein präzise formulierter Beschluss reduziert das Anfechtungsrisiko erheblich.
Termin ist Qualität
Eine Abrechnung, die erst im November des Folgejahres kommt, ist praktisch wertlos – Fehler lassen sich dann kaum noch klären. Wir legen die Jahresabrechnung standardmäßig im zweiten Quartal vor und stellen alle Belege vorher digital zur Einsicht bereit.