Die Hausverwaltung legt keine Jahresabrechnung vor — was Eigentümer tun können

Das Wirtschaftsjahr ist längst abgelaufen, die Versammlung rückt näher — und von der Jahresabrechnung ist nichts zu sehen. Für Eigentümer ist das mehr als ein Ärgernis: Ohne Abrechnung wissen Sie nicht, ob Sie nachzahlen müssen oder ein Guthaben haben, die Unterlagen für die Steuererklärung fehlen, und die Gemeinschaft kann über nichts entscheiden, was Geld kostet.

Dieser Beitrag behandelt ausschließlich den Fall, dass die Abrechnung ausbleibt. Wie eine Jahresabrechnung inhaltlich aufgebaut ist und was hineingehört, erklären wir in unserem Grundlagenartikel zur WEG-Jahresabrechnung.

Warum das passiert

In den meisten Fällen steckt kein böser Wille dahinter, sondern ein strukturelles Problem. Viele Verwaltungen betreuen sehr große Bestände mit zu wenig Personal. Die Abrechnung ist die aufwendigste Aufgabe des Jahres und wird deshalb oft so lange geschoben, bis der Versammlungstermin sie erzwingt — und dann unter Zeitdruck erstellt.

• Überlastung der Verwaltung und Personalmangel in der Branche
• Fehlende Belege von Dienstleistern, Versorgern und Messdiensten
• Objektübernahmen, bei denen die Unterlagen unvollständig übergeben wurden
• Die Abrechnung wird bis kurz vor die Versammlung geschoben und dann unter Zeitdruck erstellt
• Bei einem Verwalterwechsel bleibt die Abrechnung des Vorjahres zwischen alter und neuer Verwaltung liegen

Der letzte Punkt ist besonders tückisch. Beide Seiten gehen davon aus, die jeweils andere sei zuständig — und niemand fängt an. Wenn Sie gerade wechseln oder einen Wechsel erwägen, sollten Sie diesen Punkt ausdrücklich klären.

Was das Gesetz sagt

Die Verwaltung muss die Jahresabrechnung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellen und der Gemeinschaft vorlegen (§ 28 Abs. 2 WEG). Eine starre gesetzliche Frist nennt das Gesetz allerdings nicht. In der Praxis gelten drei bis sechs Monate nach Jahresende als Richtschnur; nach der Rechtsprechung wird der Anspruch auf Erstellung nicht vor Ablauf des dritten Quartals des Folgejahres fällig.

Häufig steht im Verwaltervertrag oder in der Gemeinschaftsordnung eine konkrete Frist. Diese geht vor und lohnt deshalb immer den ersten Blick, bevor Sie über allgemeine Richtwerte diskutieren.

Wichtig für das Verständnis: Beschlossen wird nicht „die Abrechnung“, sondern seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 nur noch die Zahlungspflicht zum Ausgleich einer Unter- oder Überdeckung — die sogenannte Abrechnungsspitze (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG). Die Abrechnung selbst ist die Rechenschaft, über die abgestimmt wird nur die daraus folgende Zahlung.

• Zur Abrechnung gehören die Gesamtabrechnung, eine Einzelabrechnung je Einheit und der Vermögensbericht, der jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen ist (§ 28 Abs. 4 WEG).
• Ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, soll er die Abrechnung vor der Beschlussfassung prüfen und eine Stellungnahme abgeben (§ 29 Abs. 3 WEG).
• Jeder Eigentümer hat ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG).
• Der Anspruch auf Erstellung richtet sich seit der WEG-Reform gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen den Verwalter persönlich (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG).
• Bleibt die Abrechnung dauerhaft aus, kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit und ohne Angabe von Gründen abberufen; der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).

Was Sie jetzt tun können

1. Verwaltervertrag und Gemeinschaftsordnung prüfen. Steht dort eine konkrete Frist für die Vorlage der Abrechnung? Dann ist das Ihr Maßstab — nicht die allgemeine Richtschnur.
2. Schriftlich mit angemessener Frist auffordern. Formulieren Sie sachlich, nennen Sie das betroffene Wirtschaftsjahr, verweisen Sie auf § 28 Abs. 2 WEG und setzen Sie ein konkretes Datum. Versenden Sie die Aufforderung so, dass Sie den Zugang belegen können.
3. Belegeinsicht verlangen. Ihr Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen besteht unabhängig davon, ob die Abrechnung fertig ist (§ 18 Abs. 4 WEG). Die Einsicht zeigt oft schnell, ob überhaupt gearbeitet wurde.
4. Den Verwaltungsbeirat einbinden. Ist ein Beirat bestellt, soll er die Abrechnung prüfen und eine Stellungnahme abgeben (§ 29 Abs. 3 WEG). Als Gremium hat er in der Praxis mehr Durchsetzungskraft als ein einzelner Eigentümer.
5. Tagesordnungspunkt anmelden. Bitten Sie darum, „Stand der Jahresabrechnung“ als eigenen Punkt auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung zu setzen. Damit wird das Thema aktenkundig statt informell.
6. Konsequenz vorbereiten. Geschieht weiterhin nichts, setzen Sie Abberufung und Neubestellung auf die Tagesordnung. Die Gemeinschaft kann jederzeit und ohne Gründe abberufen; der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG).

Bleiben Sie in jedem Schritt sachlich und schriftlich. Wenn es später um Abberufung oder eine anwaltliche Prüfung geht, zählt genau diese Dokumentation. Wie ein Wechsel praktisch abläuft, lesen Sie in unserem Beitrag zum Wechsel der Hausverwaltung.

Wie wir das bei Trevion lösen

• Fester Abrechnungsfahrplan direkt nach Jahresende statt Bearbeitung kurz vor der Versammlung.
• Terminierte Belegprüfung mit dem Beirat, auf Wunsch online.
• Gesamtabrechnung, Einzelabrechnungen und Vermögensbericht gehen gemeinsam mit der Einladung raus.
• Alle Unterlagen sind dauerhaft im Portal abrufbar, nicht nur einmalig als Anhang.