Der Mieter zahlt nicht — die richtige Reihenfolge, Schritt für Schritt

Ein ausgefallener Mieteingang ist ärgerlich, drei sind ein ernstes Problem. Viele Vermieter reagieren dann entweder zu spät oder zu schnell — und beides kostet. Wer die Reihenfolge einhält und sauber dokumentiert, hat später die deutlich bessere Position, egal ob es zu einer Einigung oder zu einer Kündigung kommt.

Warum das passiert

• Zahlungsrückstände werden zu spät bemerkt, weil niemand die Mieteingänge laufend abgleicht
• Vermieter scheuen den Konflikt
• Unvollständige Dokumentation, die später vor Gericht fehlt
• Falsche Reihenfolge, die eine Kündigung angreifbar macht

Die beiden häufigsten Muster sind gegenläufig. Im einen Fall wird monatelang nichts unternommen, in der Hoffnung, der Rückstand löse sich von selbst — bis eine Summe aufgelaufen ist, die kaum noch aufzuholen ist. Im anderen Fall wird sofort gekündigt, ohne dass Forderungsaufstellung und Zahlungshistorie sauber vorliegen. Beides verschlechtert Ihre Position.

Ein dritter Punkt kommt hinzu: Rückstände entstehen oft nicht nur bei der Miete, sondern auch bei Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung. Wer beides getrennt betrachtet, verliert den Überblick über die tatsächliche Höhe der offenen Forderung.

Was das Gesetz sagt

• Der Vermieter kann fristlos kündigen, wenn der Mieter an zwei aufeinanderfolgenden Terminen mit einem nicht unerheblichen Teil der Miete oder insgesamt mit einem Betrag in Höhe von zwei Monatsmieten in Verzug ist (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB).
• Die fristlose Kündigung wird unwirksam, wenn der Vermieter spätestens zwei Monate nach Zustellung der Räumungsklage vollständig befriedigt wird oder sich eine öffentliche Stelle zur Zahlung verpflichtet — die sogenannte Schonfristzahlung (§ 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB).
• Eine Hausverwaltung darf im Namen des Eigentümers außergerichtlich mahnen; das ist eine zulässige Nebenleistung zur Verwaltungstätigkeit (§ 5 RDG).
• Das gerichtliche Mahnverfahren und die Klage gegen einen Mieter kann eine Hausverwaltung dagegen nicht selbst betreiben: Vor Gericht sind nicht-anwaltliche Dienstleister grundsätzlich ausgeschlossen (§ 79 ZPO). Dafür ist ein Rechtsanwalt erforderlich.
• Verzugszinsen kann der Vermieter ab Verzugseintritt verlangen.
• Die Kaution beträgt höchstens drei Nettokaltmieten; sie ist getrennt vom Vermögen des Vermieters anzulegen und darf während des laufenden Mietverhältnisses grundsätzlich nicht zur Verrechnung offener Mieten herangezogen werden (§ 551 BGB).

Die Schonfristzahlung erklärt, warum die Dokumentation so wichtig ist: Selbst eine berechtigte fristlose Kündigung kann durch eine vollständige Zahlung innerhalb der gesetzlichen Frist unwirksam werden (§ 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB). Eine Kündigung ist deshalb kein Abschluss des Vorgangs, sondern ein Schritt in einem Verfahren, das weitergeht.

Wichtig ist auch die Arbeitsteilung: Außergerichtlich darf eine Hausverwaltung im Namen des Eigentümers mahnen (§ 5 RDG). Sobald es vor Gericht geht, ist ein Rechtsanwalt erforderlich (§ 79 ZPO). Wer das früh weiß, plant die Eskalation realistisch — und sammelt von Anfang an die Unterlagen, die der Anwalt später braucht.

Was Sie jetzt tun können

1. Mieteingänge monatlich abgleichen. Rückstände fallen nur auf, wenn jemand regelmäßig hinsieht — nicht erst bei der Jahresauswertung.
2. Früh und freundlich erinnern. Ein sachlicher Hinweis nach wenigen Tagen klärt viele Fälle, ohne dass das Verhältnis belastet wird.
3. Förmlich mahnen. Mit konkreter Forderungsaufstellung, Zahlungsfrist und dem Hinweis auf Verzugszinsen. Achten Sie darauf, dass Sie den Zugang belegen können.
4. Zahlungsvereinbarung prüfen, bevor Sie eskalieren. Eine belastbare Ratenzahlung ist oft wirtschaftlich besser als ein langer Rechtsstreit.
5. Lückenlos dokumentieren. Forderungsaufstellung, Zahlungshistorie und der gesamte Schriftverkehr gehören in eine Akte — das ist die Grundlage jeder weiteren Entscheidung.
6. Kaution nicht vorschnell einsetzen. Sie darf während des laufenden Mietverhältnisses grundsätzlich nicht zur Verrechnung offener Mieten herangezogen werden (§ 551 BGB).
7. Bei Erreichen der gesetzlichen Schwelle anwaltlich prüfen lassen. Ob die Voraussetzungen des § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB vorliegen und wie die Kündigung zu formulieren ist, entscheidet über ihre Wirksamkeit.

Wie wir das bei Trevion lösen

• Laufende Überwachung der Mieteingänge statt Jahresrückblick.
• Zahlungserinnerung, förmliche Mahnung und Verzugszinsen in geregelter Abfolge.
• Vollständig aufbereiteter Vorgang für Ihren Anwalt, wenn es so weit kommt.
• Sie entscheiden über jede Eskalationsstufe, wir bereiten sie vor.

Kommunikation zahlt sich meist mehr aus als Tempo

Rückstände entstehen häufig aus Lebensereignissen: Jobverlust, Krankheit, Trennung. In diesen Fällen bringt ein frühes, sachliches Gespräch mit einer schriftlich festgehaltenen Ratenzahlung oft mehr als der schnellste Kündigungsweg — vorausgesetzt, die Vereinbarung ist konkret, mit Beträgen und Terminen, und der Zahlungseingang wird überwacht.

Wichtig ist, dass eine solche Vereinbarung Ihre Rechte nicht stillschweigend aufgibt. Halten Sie fest, dass die offene Forderung bestehen bleibt und dass bei Nichteinhaltung die üblichen Schritte folgen. Und führen Sie parallel die Dokumentation weiter: Forderungsaufstellung, Zahlungseingänge, Schriftverkehr. Scheitert die Vereinbarung, haben Sie damit alles beisammen, was für den nächsten Schritt gebraucht wird — ohne Monate verloren zu haben.