Nebenkostenabrechnung zu spät: Diese Fristen entscheiden über Ihr Geld

Bei der Betriebskostenabrechnung ist die Frist kein Formalismus, sondern entscheidet über Geld: Wer zu spät abrechnet, kann seine Nachzahlung verlieren — ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Dazu kommen mehrere Änderungen, die sich in den Abrechnungen des Jahres 2026 erstmals in voller Höhe auswirken.

Dieser Beitrag behandelt Fristen, Verzug und die aktuellen Änderungen. Was die Erstellung kostet und wie sie abläuft, lesen Sie in unserem Beitrag zur Nebenkostenabrechnung.

Warum das passiert

• Abrechnungsdaten der Messdienste kommen spät
• Belege von Versorgern fehlen
• Eigentümer sammeln Rechnungen unterjährig nicht
• Bei Eigentumswohnungen wartet der Vermieter auf die WEG-Jahresabrechnung, die selbst verspätet kommt

Besonders der letzte Punkt trifft Kapitalanleger regelmäßig: Sie sind auf Zahlen angewiesen, die eine andere Verwaltung liefert. Wenn diese ausbleiben, hilft nur frühes Nachhalten — was Sie dabei tun können, steht in unserem Beitrag zur ausbleibenden Jahresabrechnung.

Unterschätzt wird außerdem der Aufwand für die Prüfung. Es genügt nicht, die Zahlen der Vorjahre fortzuschreiben: Verteilerschlüssel, CO2-Anteile und die Grundsteuer müssen für jeden Abrechnungszeitraum neu belegt werden. Wer erst im elften Monat beginnt, hat für Rückfragen an Messdienste und Versorger keine Zeit mehr.

Was das Gesetz sagt

• Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).
• Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachzahlung mehr verlangen — es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
• Ein Guthaben muss trotz verspäteter Abrechnung ausgezahlt werden.
• Umgelegt werden dürfen nur Kosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Ohne Vereinbarung gilt im Zweifel eine Inklusivmiete.
• Die Betriebskostenverordnung listet die umlagefähigen Kostenarten, darunter Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Reinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Versicherungen und Hauswart (§ 2 BetrKV).

Bei den Heizkosten kommt die Heizkostenverordnung hinzu: Heizkosten sind zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig zu verteilen. Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, kann der Mieter den Anteil um 15 Prozent kürzen. Bei fernablesbaren Messgeräten sind unterjährige Verbrauchsinformationen an die Nutzer Pflicht; bei einem Verstoß kommt eine Kürzung um drei Prozent in Betracht.

• Seit 2023 gilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz: Die CO2-Kosten werden bei Wohngebäuden nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt und müssen in der Abrechnung getrennt ausgewiesen werden.
• Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Kabelgebühren nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden; das sogenannte Nebenkostenprivileg ist entfallen.
• Die Grundsteuer bleibt umlagefähig. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die reformierte Grundsteuer; in vielen Kommunen haben sich die Beträge deutlich verändert. In den Abrechnungen, die 2026 zugestellt werden, wirkt sich das erstmals über ein volles Jahr aus.
• Mieter dürfen Belege einsehen; seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz können Belege auch digital bereitgestellt werden.

Halten Sie sich vor Augen, welche Rolle die Frist wirtschaftlich spielt: Sie wirkt nur zu Ihren Lasten. Verstreicht sie, entfällt grundsätzlich die Nachzahlung (§ 556 Abs. 3 BGB), ein Guthaben müssen Sie dagegen weiterhin auszahlen. Eine verspätete Abrechnung ist damit nie neutral, sondern immer ein Verlustrisiko.

Was Sie jetzt tun können

1. Abrechnungszeitraum und Zustelldatum dokumentieren. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB), nicht das Erstellungsdatum.
2. Messdienstdaten frühzeitig anfordern. Setzen Sie den Termin nicht ans Jahresende, sondern kalkulieren Sie Vorlauf ein — die Daten sind der häufigste Engpass.
3. Prüfen, ob alle abgerechneten Positionen im Mietvertrag vereinbart sind. Ohne Vereinbarung gilt im Zweifel eine Inklusivmiete; nicht vereinbarte Positionen gehören nicht in die Abrechnung.
4. CO2-Anteil getrennt ausweisen. Bei Wohngebäuden wird nach dem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt und muss in der Abrechnung erkennbar sein.
5. Kabelgebühren streichen. Sie sind seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlagefähig.
6. Grundsteuerbescheid dem richtigen Objekt zuordnen. Nach der Reform haben sich die Beträge vielerorts verändert; eine Fortschreibung der Vorjahreszahl führt zu Fehlern.
7. Belege digital bereithalten. Mieter dürfen Belege einsehen; die digitale Bereitstellung ist seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zulässig und spart Termine.

Wie wir das bei Trevion lösen

• Fester Abrechnungsfahrplan mit Messdienst-Terminen.
• Betriebs- und Heizkostenabrechnung fristgerecht nach § 556 BGB.
• CO2-Anteile und Verteilerschlüssel werden geprüft, nicht übernommen.
• Belege digital bereitgestellt, Rückfragen der Mieter laufen über uns, nicht über Sie.

Der Zeitplan, der die Frist rettet

Die Zwölfmonatsfrist wirkt großzügig, ist es aber nicht, weil Sie auf Dritte angewiesen sind: Messdienst, Versorger, Grundsteuerbescheid und — bei Eigentumswohnungen — die WEG-Abrechnung. In der Praxis funktioniert ein einfacher Rückwärtsplan. Rechnen Sie ab dem Ende des Abrechnungszeitraums: In den ersten drei Monaten alle externen Unterlagen anfordern, bis Monat sechs die Belege vollständig haben, bis Monat neun die Abrechnung erstellen und prüfen, spätestens in Monat zehn versenden.

Damit bleiben zwei Monate Puffer für den Fall, dass ein Beleg fehlt oder eine Position nachgefordert werden muss. Wer diesen Puffer einplant, verliert den Nachzahlungsanspruch praktisch nie — wer erst im elften Monat beginnt, regelmäßig.